LÄNSRÄTTEN I DOM VÄNERSBORG 2008-07-24 Mål nr 1118-08 E Sida 1 (10) Ingrid J Murisoja SÖKANDE Meddelad i Vänersborg H C Advance AB, 556611-0614 Box 9249 400 95 Göteborg MOTPART Västra Götalandsregionen Regionstyrelsens kansli 462 80 Vänersborg SAKEN Överprövning enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling, LOU DOMSLUT Länsrätten avslår H C Advance AB's begäran om åtgärder enligt LOU. Länsrättens upphäver sitt beslut av den 9 maj 2008. Dok.Id 54389 Postadress Box 1060 462 28 Vänersborg Besöksadress Residensgatan 23 Telefon Telefax 0521-27 03 00 0521-27 03 80 E-post: lansrattenivanersborg@dom.se Expeditionstid måndag - fredag 09:00-12:00 13 :00-16:00 LÄNSRÄTTEN I DOM VÄNERSBORG 2008-07-24 BAKGRUND Sida 2 1118-08 E Västra Götalandsregionen (regionen) genomförde en öppen upphandling avseende bl.a. digital diktering för IT-system och digital utrustning, "Digi­ tal diktering". I tilldelningsbeslut den 30 april 2008 tillkännagav regionen att tilldela avtalet till Carl Lamm AB. Länsrätten beslutade den 9 maj 2008 att regionen inte får avsluta upphandlingen förrän länsrätten meddelar något annat. YRKANDEN M.M. H C Advance AB (bolaget) ansöker om överprövning av upphandlingen och yrkar, som det får förstås, att upphandlingen ska göras om. Bolaget anför bl.a. följande. l. För sekreterarutrustning har projektgruppen inte kalkylerat med den lägsta kostnaden eftersom den inte uppfyller skallkrav på lika kostnadför hand- ochfotkontroll Bolaget är inte enigt med regionens utvärdering eftersom skall-kravet upp­ fylldes från bolagets sida. Enligt tilldelningsbeslutet har bolaget uppfyllt samtliga skall-krav. Kravspecifikationen var formulerad på så sätt att fot­ och handreglage skulle kunna väljas utan extra avgift. Handreglage håller ett avsevärt högre marknadspris järnfört med fotreglage. För att kunna er­ bjuda regionen det mest fördelaktiga anbudet har bolaget offererat ett alter­ nativ till den artikel som regionen använt som beräkningstmderlag, Grundig handkontroll och Gnmdig fotkontroll. Alternativet, Olympus AS-5000, be­ stående av USB fotpedal och ett par hörlurar, ligger 57 procent lägre i pris jämfört med det sekreterarpaket som regionen använt som beräkningsunder­ lag i sin kalkyl. Om regionen hade räknat på bolagets alternativa produkt hade bolaget placerat sig som det mest fördelaktiga anbudet. LÄNSRÄTTEN I DOM VÄNERSBORG 2008-07-24 2. Fel i LCC- kalkylen Sida 3 1118-08 E I LCC- kalkylen har prisberäkning skett utifrån en tid om tre år (avtalsti­ den) Hänsyn har tagits till inköp av hårdvara, serviceavtalför hårdvara (där serviceavtal saknats har uppskattning mot lägsta servicekostnad gjorts Regionen har angett att bolaget endast lämnat garantitid om 12 månader avseende offererade Grundigartiklar och dänned beräknat en årlig service­ avtalskostnad redan från och med år två. Detta stämmer inte eftersom bola­ get lämnar två års garanti på dessa produkter och således skulle belastas med serviceavtalskostnad först från år tre. Om regionen hade räknat på det­ ta sätt hade bolaget placerats som det mest ekonomiskt fördelaktiga anbu­ det. 3. Utvärdering livstidskostnad Den löpande förvaltningskostnaden är betydligt lägre i bolagets anbud än i det valda anbudet, mer än 50 procent på samtliga fem år. Regionen har an­ vänt sig av tre års (36 månaders) avskrivning vilket inte är i enlighet med skattelagstiftningens rekommendationer för inventarieavskrivning. Hade utvärderingen följt normala regler för avskrivning hade bolagets anbud varit klart fördelaktigare. Beräkningsmodellen för investeringen av licens och övrig hårdvara får en helt avgörande betydelse för upphandlingens utfall. Bolaget vill påpeka att 40 procent av investeringen är en licenskostnad, vilket innebär att det inte finns någon materialistisk livslängd och då inte heller någon anledning att snabbavskriva investeringen. I anbudsunderlaget finns inte heller angivet att man avser att använda sig av tre år avskrivning för investering. Om det hade varit fallet hade bolagets anbud med största sannolikhet sett annorlunda ut. LÄNSRÄTTEN I DOM VÄNERSBORG 2008-07-24 4. Utvärdering licenskostnad Regionen har inte tagit hänsyn till att bolagets licensmodell är per samtidig sekreterare. I regionens beräkning utgår man från att alltid ha 100 procent bemanning. Regionen anser att ansökan ska lämnas utan bifall och anför bl.a. följande. Anbudsutvärderingen är genomförd i enlighet med LOU och med gemen­ skapsrättsliga grundprinciper. 1. För sekreterarutrustning har projektgruppen inte kalkylerat med den lägsta kostnaden eftersom den inte uppfyller skallkrav på lika kostnadför hand- ochfotkontroll Sida 4 1118-08 E Bolaget har offererat två typer av sekreterarutrustning, en från Grundig och en från Olympus. Sekreterarpaketet från Olympus uppfyller inte det i krav­ specifikationen uppställda skall-kravet på samma kostnad för både hand­ och fotkontroll. Regionen har därför tagit med selaeterarutrustningen från Grundig och de priser tillhörande denna utrustning i anbudsutvärderingen. Regionen har som en sista kontroll inför tilldelningsbeslutet gett de anbuds­ givare som kvalificerat sig till anbudsutvärderingen möjlighet att lärnna synpunkter på hur regionen uppfattat respektive anbud. Av den till e-brevet bifogade filen (sammanställning priser) framgår att regionen använt sig av sekreterarutrustningen från Grundig. Bolaget har inte invänt något emot detta. LÄNSRÄTTEN I DOM VÄNERSBORG 2008-07-24 2. Fel i LCC- kalkylen Bolaget har lämnat en garantitid om två år i förhållande till den produkt, Olympus, som inte togs med i anbudsutvärderingen eftersom den inte upp­ fyllde skall-kravet. När det gäller produkten Grundig innehåller anbudet inte några uppgifter om garantitid. Eftersom det i anbudet inte finns något särskilt angivet om garantitid för utrustningen från Grundig följer av för­ frågningsunderlaget att Avtal 90, version 2004, gäller i tillämpliga delar. I detta avtal är den angivna garantitiden ett år. Även i denna del har regionen som en sista kontroll inför tilldelningsbeslutet gett bolaget möjlighet att lämna synpunkter. Bolaget har inte invänt något emot detta. 3. Utvärdering livstidskostnad Sida 5 1118-08 E Regionen har beräknat pris utifrån en LCC-kalkyl om tre år vilket motsva­ rar aktuell avtalstid. Det saknas förutsättningar att räkna de årliga kostna­ derna över ytterligare år eftersom en förlängd avtalstid förutsätter att regio� nen utnyttjar den option om avtalsförlängning som framgår av avtalsmallen. Att optionen kommer att utnyttjas är inte något som är klart vid upphand­ lingstillfället. Den beräkningsmodell som regionen har använt avser inte årliga avskrivningar eller är av betydelse i skattehänseende utan används enbart för att vid anbudsutvärderingen kunna järnföra offererade anbud och kostnader för dessa under avtalstiden. Regionen har på samma sätt, som angetts tidigare, som en sista kontroll inför tilldelningsbeslutet gett bolaget möjlighet att lämna synpunkter. Bolaget har dock inte invänt något mot beräkningsmodellen. 4. Utvärdering licenskostnad LÄNSRÄTTEN I VÄNERSBORG DOM 2008-07-24 Sida 6 1118-08 E Det är regionen som avgör vad som ska upphandlas. Regionens behov av antal licenser för att nyttja det efterfrågade IT-systemet för digital diktering är baserat på det arbetssätt som berörda sekreterare har. Sekreterarna "log­ gar på" systemet på morgonen när arbetsdagen börjar och loggar ut först i samband med att de slutar sitt arbete på eftermiddagen/kvällen. Det innebär att regionen inte kan räkna på en licensmodell per "samtidig" sekreterare utan att landstingets behov av antal licenser motsvarar det reella antalet sekreterare. Regionen har i kravspecifikationen jämte utskickad rättelse anfört att regionens prognos av behov avser I 428 sekreterare. Det är också på detta antal sekreterare som landstinget har baserat LCC-kalkylen. Därutöver har regionen anfört att bolaget inte lidit eller kan komma att lida skada i den mening som avses LOU varför förutsättningar för ingripande saknas på grund av följande. Upphandlingsvolym Regionen har angett vilka krav som gäller ifråga om anbudspriser och pris­ villkor genom att bl.a. årsbehov är uppskattade och att regionen inte garan­ terar en viss inköpsvolym. Bolaget har i sitt anbud angett att det angivna priset förutsätter ett inköp av minst 500 licenser per år under de två första åren av avtalet. Denna skrivning är en reservation som innebär att bolaget har avgett ett orent anbud och därför inte ha medtagits i utvärderingen. Dänned lider eller kan bolaget inte antas lida skada i den mening som avses i LOU. Även på dem1a grund ska bolagets ansökan om överprövning läm­ nas utan bifall. Med anledning av regionens yttrande har bolaget beretts möjlighet att in­ komma med ett nytt yttrande. Av yttrandet framgår i huvudsak följande. Sida 7 LÄNSRÄTTEN I DOM 1118-08 E VÄNERSBORG 2008-07-24 1. Bolaget förstår regionens resonemang kring denna punkt men vill ändå påpeka att denna punkt i för:frågningsunderlaget inte motsvarar dagens situation av dikteringsutrustning. Ett handreglage har ett av­ sevärt högre marknadspris jämfört med fotreglage. Handreglage ger dessutom en ökad förekomst av besvär från axlar. Bolaget har därför för regionen velat påvisa ett alternativ som medför avsevärt lägre 2. 3. kostnader och är med marknadsanpassat. Det borde vara i allas in­ tresse att rätt utrustning köps in till rätt pris. En annan frågeställning var i fokus då regionen skickade ut sitt e­ brev och gav möjlighet att lämna synpunkter varför frågan inte be­ möttes av bolaget. Det ändrar dock inte på sakförhållandet att Grun­ digutrustningen omfattas av två års garanti. Det står inte någonstans i anbudsunderlaget om vilken beräknings­ modell man avsett använda för investeringar. Enligt såväl inkomst­ skattelagen och RKR:s rekommendationer (Rådet för kommunal re­ dovisning) säger att man ska välja en avskrivningsperiod som svarar motinvesteringensekonomiskalivslängd. Enligtgodredovisnings­ sed aktiveras immateriella tillgångar på fem år och utrustningen som är aktuell i denna upphandling utgörs till en betydande del av detta (licenser). Vid en summering efter tre år är bolagets anbud mer för­ delaktigt än anbudsvinnarens. I LCC-kalkylen tar bolaget rn,ed en femårsperiod där man redovisar de förändrade årliga förvaltnings­ kostnaderna. Varför gör man detta om man inte väljer att fö\ja rikt­ linjerna för avskrivning? Bolagets licensmodell är förmånligare eftersom klmder betalar för ett mindre antal användare. 4. DOMSKÄL Gällande bestämmelser LÄNSRÄTTEN I VÄNERSBORG DOM 2008-07-24 Sida 8 1118-08 E Upphandlingen har påbörjats före den 1 januari 2008 och lagstiftningen rörande offentlig upphandling skall därför tillämpas i dess lydelse fram till den 31 december 2007. Enligt 1 kap. 4 § LOU skall upphandling göras med utnyttjande av de kon­ kurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkom­ mande hänsyn. Enligt 1 kap. 21 § andra stycket LOU får den upphandlande enheten begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för sär-­ behandling eller konkurrensbegränsning. Av 1 kap. 22 § LOU framgår att en upphandlande enhet skall anta antingen 1) det anbud som är det ekonomiski mest fördelaktiga, eller 2) det anbud som har lägst anbudspris. Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, skall enheten ta hänsyn till samtliga omständigheter såsom pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan m.m. Enheten skall i förfrågningsunderlaget eller i annonsen om upphand­ ling ange vilka omständigheter den tillmäter betydelse. Omständigheterna skall om möjligt anges efter angelägenhetsgrad, med den viktigaste först. Av 7 kap. 1 § första stycket LOU framgår att en leverantör som anser att han lidit eller kan komma att lida skada enligt 2 § får i en framställning till länsrätten ansöka om åtgärder enligt nämnda paragraf. Enligt 7 kap. 2 § samma lag skall länsrätten om den upphandlande enheten har brutit mot 1 kap. 4 § eller någon annan bestämmelse i denna lag och detta har medfört att leverantören lidit eller kan komma att lida skada, be- LÄNSRÄTTEN I DOM VÄNERSBORG 2008-07-24 sluta att upphandlingen skall göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. Länsrätten görföljande bedömning Bolaget har i fyra punkter angett olika omständigheter till grund för sin an­ sökan om överprövning av upphandlingen. Länsrätten prövar varje punkt för sig. Sida 9 1118-08 E 1. Av förfrågningsunderlaget, "Kravspecifikation för digital diktering" punkt 4.2.13 framgår att det är ett skall-krav att fot- och handreglage ska kunna användas. Bolaget har i sitt anbud angett ett ja under detta krav. Re­ gionen har vid sin utvärdering tagit med den produkt som uppfyllt skall­ kravet och gjort beräkningen i enlighet med bolagets anbud. Det finns inget som tyder på att upphandlingen har skett i strid emot LOU genom detta förfarande. 2. Såvitt kan utläsas av bolagets anbud finns inget nämnt om garantitid för den produkt, Gnmdig, som regionen tagit med i sin utvärdering. Att den faktiska garantitiden för Grundig varit två år spelar då ingen roll. Regionen har på skäl angivna i sitt yttrande haft fog för att utgå ifrån ett års garantitid och beräkna kostnaderna utifrån detta. Bolaget har inte heller i sitt svar på regionens yttrande ifrågasatt detta. 3. Det framgår inte av förfrågningsunderlaget eller komplettering till detta hur livstidskostnaden av produkterna ska beräknas. Det som indirekt kan utläsas är att avtalsperioden ska vara från och med den 1 april 2008 till och med den 31 mars 2011, d.v.s. under tre år, med option om förlängning max­ imalt två gånger under två år ( se bilaga "Avtalsmall" till inbjudan till an­ budsgivning, 4. Avtalstid). Frågan är härvid om det uppställda kravet på affärsmässighet är uppfyllt, i detta fall om förfrågningsunderlaget är klart LÄNSRÄTTEN I DOM VÄNERSBORG 2008-07-24 Sida 10 1118-08 E och tydligt utformat för att utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns och för att det ska ske på lika villkor. Regionen har i ett e-brev den 18 april 2008 till anbudsgivarna velat kontrollera om de olika anbuden varit korrekt uppfattade. Som bilaga till e-brevet har bifogats en sammanställning av priser med beräkningar på fem år. Det framgår dock på tre ställen, under rubriken investeringar, att beräkningar görs för tre år. Även om förfråg­ ningsunderlaget inte är optimalt utformat i detta avseende kan det inte anses att upphandlingen skett i strid med principen om transparens. Vad bolaget har anfört om redovisningsmetoder föranleder inget annat ställningstagan­ de. 4. Länsrätten instämmer helt i regionens bedömning avseende denna in­ vändning. Sammanfattningsvis finner länsrätten att det som framkommit inte medför att det finns grund för att bifalla ansökan. Skäl saknas därför att pröva regi­ onens ytterligare grund för bestridande. HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga (DV 3109/lB) Claes-GöranGunnarsson · ��/& 1#,�#d�