FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM I STOCKHOLM 2013-08-01 Mål nr 14556-13 Allmänna avdelningen Meddelad i Enhet 12 Stockholm SÖKANDE Powerinit Sverige AB, 556631-8092 Östra Storgatan 20 553 21 Jönköping Ombud: Advokat Thomas Svedberg Gärde Wesslau Advokatbyrå Box 684 551 19 Jönköping MOTPART Kungliga Tekniska Högskolan 100 44 Stockholm SAKEN Offentlig upphandling FÖRVALTNINGSRÄTTENS AVGÖRANDE Förvaltningsrätten förordnar att upphandlingen ska göras om. KONKURRENSVERKET 2013 -08- 0 2 M 1 Dok.Id 372428 Postadress Besöksadress Telefon Expeditionstid måndag - fredag 09:00-15:00 Dnr· ·Kim' AklbH 115 76 Stockholm E-post: Tegeluddsvägen 1 Telefax 08-561 680 01 forvaltningsrattenistockholm@dom.se 08-561 680 00 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 14556-13 I STOCKHOLM Allmänna avdelningen YRKANDEN M.M. Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) genomför en upphandling av ett elektroniskt rekryteringssystem, dnr V-21012-0655. Upphandlingen ge­ nomförs genom öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Beslut om tilldelning meddelades den 5 juni 2013. Powerinit Sverige AB (bolaget) ansöker om överprövning av upphand­ lingen och anför till stöd för sin talan bl.a. följande. Det uppdrag som upphandlas avser ett elektroniskt rekryteringssystem vil­ ket allt fler organisationer arbetar med, både inom privat och offentlig sek­ tor. För denna typ av produkt/tjänst finns det ingen skillnad mellan leve­ rans till olika typer av organisationer. Kravet på att anbudsgivaren ska ha en referens från universitet/högskola står i strid med proportionalitetsprin­ cipen. Det föreligger inget relevant samband mellan det som ska upphand­ las och kravet. Kravet slår blint och är inte nödvändigt för att säkerställa att anbudsgivaren har tillräckligt med kompetens och erfarenhet för att lösa uppdraget. Den aktuella erfarenheten går att skaffa sig genom uppdrag för annan typ av verksamhet. Upphandlingen handlar inte om att anbudsgivarna ska om­ besörja rekryteringsförfarandet. Det handlar istället om att leverera ett verktyg för rekryteringsförefarandet. Verktyget som sådant behöver inte vara specifikt för just universitet och högskolor utan istället anpassas verk­ tyget till de behov som just KTH har. Det framgår av förfrågningsunderla­ get att rekryteringsprocessen för akademiska anställningar och övriga an­ ställningar följer samma flöde. Det som skiljer dessa processer åt är doku­ mentationen och inblandade enheter eller tjänstemän som hanterar de olika stegen. Detta innebär att e-rekryteringssystemet (verktyget) kan vara ut­ format på ett likartat sätt för dessa processer med varianter endast för hur 2 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 14556-13 I STOCKHOLM Allmänna avdelningen dokumentationen förmedlas och hur kommunikationen utformas. Detta är inte unikt för den akademiska världen. Den erfarenhet som bolaget har från ett flertal installationer, inte minst hos kunder i offentlig verksamhet, visar att bolaget har tillräcklig kompetens och erfarenhet för att kunna leverera det som KTH har behov av. KTH bestrider bifall till ansökan och anför bl.a. följande. KTH har redan avtal med en leverantör avseende system för rekrytering av tek­ nisk/administrativ personal. Processen vid tillsättningen av akademiska anställningar skiljer sig avsevärt från rekrytering i allmänhet. Det är inte bara processen som är mer omfattande utan även dokumentationen. Ett införande av ett e-rekryteringssystem innebär inte enbart att installera ett system, det behövs även förståelse för arbetssätt och rekryteringsprocessen vid universitet och högskolor. Detta kräver erfarenhet av den akademiska världens specifika förutsättningar. Det är viktigt att vald leverantör har förståelse för hur den akademiska rekryteringsprocessen går till, därav kra­ vet på att anbudsgivaren tidigare ska ha arbetat med en organisation som har att rekrytera akademiska tjänster enligt högskoleförordningens be­ stämmelser. KTH har gett in och hänvisat till ett dokument angående universitetets re­ kryteringsprocess. SKÄLEN FÖR AVGÖRANDET Ett förfrågningsunderlag måste stå i överensstämmelser med LOU och de gemenskapsrättsliga principerna som ligger till grund för den lagstiftning­ en, däribland proportionalitetsprincipen. Proportionalitetsprincipen innebär att den upphandlande myndigheten inte får ställa större krav på leverantö­ rer än vad som är nödvändigt och ändamålsenligt för den aktuella upp- 3 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 14556-13 I STOCKHOLM Allmänna avdelningen handlingen. Kraven ska ha ett naturligt samband med, och stå i proportion till, det behov som ska tillgodoses. Nu aktuell upphandling avser ett elektroniskt rekryteringssystem för rekry­ teringsprocessen till akademiska anställningar. Enligt av KTH ingivet do­ kument angående rekryteringsprocessen till anställningar vid universitetet ska systemet ha kapacitet att administrera, dokumentera, utlysa, spåra och rapportera anställningar. Kravet i förfrågningsunderlaget på att anbudsgivare ska lämna en referens från ett universitet eller en högskola är långtgående. Bolaget har anfört att kravet är oproportionerligt och att nödvändig kunskap och efterenhet för att tillhandahålla det elektroniska rekryteringssystem som ska upphandlas kan ha inhämtats genom andra uppdrag, till exempel från liknande uppdrag inom offentlig sektor. KTH har motiverat aktuellt krav med att processen vid tillsättningen av akademiska tjänster styrs av högskoleförordningen och att processen och dokumentationen är mer omfattande än vid rekryteringar i allmänhet. KTH har även hänvisat till ett dokument som universitetet har upprättat angå­ ende rekryteringsprocessen vid tillsättningen av akademiska tjänster. Av dokumentet framgår bl.a. att rekryteringsprocessen involverar flera olika instanser inom universitetet, att ansökningshandlingarna ofta är mycket omfattande och att det krävs arkivering av handlingar. Att flera olika instanser inom en organisation är involverade, att tillsätt­ ningen av tjänster till viss del styrs av lagar eller förordningar och att det krävs dokumentation och arkivering av handlingar är inte förutsättningar som är unika för rekryteringsprocessen vid universitet och högskolor. En­ ligt förvaltningsrätten har KTH inte på ett konkret sätt förklarat varför kra- 4 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 14556-13 I STOCKHOLM Allmänna avdelningen vet på en referens från just ett universitet eller en högskola är nödvändigt i förhållande till det elektroniska rekryteringssystem som upphandlas. På grund av det ovan anförda finner förvaltningsrätten att bolaget har visat att kravet på en referens från ett universitet eller en högskola inte står i rimlig proportion till det som ska upphandlas. Eftersom bolaget har gett in ett anbud som har förkastats på grund av att det saknade en referens från ett universitet eller en högskola har bolaget lidit eller kan komma att lida skada. Förvaltningsrätten förordnar därför att upphandlingen ska göras om. HUR MAN ÖVERKLAGAR Detta avgörande kan överklagas. Information om hur man överklagar finns i bilaga (DV 3109/la LOU). Ulrika Moberg förvaltningsrättsfiskal Marie Englund har handlagt målet. 5 Itt!f� SVERIGES DOMSTOLAR HUR MAN ÖVERKLAGAR - PRÖVNINGSTILLSTÅND Bilaga Den som vill överklaga förvaltningsrättens beslut ska skriva till Kammarrätten i Stockholm. Skrivelsen ska dock skickas eller lämnas till förvaltningsrätten. För att kammarrätten ska kunna ta upp Ert över­ klagande måste Er skrivelse ha kommit in till för­ valtningsrätten inom tre veckor från den dag då Ni fick del av domen/beslutet. Om beshitet har meddelats vid en muntlig förhandling, eller det vid en sådan förhandling har angetts när beslutet kommer att meddelas, ska dock överklagandet ha kommit in inom tre veckor från den dag domsto­ lens beslut meddelades. Om sista dagen för över­ klagande infaller på lördag, söndag eller helgdag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton räcker det att besvärshandlingen kommer in nästa vardag. Om klaganden är en part som företräder det all­ männa, ska överklagandet alltid ha kommit in inom tre veckor från den dag beslut meddelades. För att ett överklagande ska kunna tas upp i kam­ marrätten fordras att prövningstillstånd medde­ las. Kammarrätten lämnar prövningstillstånd om 1. det finns anledning att betvivla riktigheten av det slut som förvaltningsrätten har kommit till, det inte utan att sådant tillstånd meddelas går att bedöma riktigheten av det slut som 3. det är av vikt för ledning av rättstillämp­ ningen att överklagandet prövas av högre rätt, eller 4. det annars finns synnerliga skäl att pröva överklagandet. Om prövningstillstånd inte meddelas står förvalt­ ningsrättens beslut fast. Det är därför viktigt att det klart och tydligt framgår av överklagandet till kammarrätten varför man anser att prövningstill­ stånd bör meddelas. Skrivelsen med överklagande ska innehålla 1. Klagandens person-/organisationsnummer, postadress, e-postadress och telefonnummer till bostaden och mobiltelefon. Adress och te­ lefonnummer till klagandens arbetsplats ska också anges samt eventuell annan adress där klaganden kan nås för delgivning. Om dessa uppgifter har lämnats tidigare i målet - och om de fortfarande är aktuella - behöver de inte uppges igen. Om klaganden anlitar ombud, ska ombudets namn, postadress, e-postadress, tele­ fonnummer till arbetsplatsen och mobiltele­ fonnummer anges. Om någon person- eller adressuppgift ändras, ska ändringen utan dröjsmål anmälas till kammarrätten. 2. den dom/beslut som överklagas med uppgift om förvaltningsrättens namn, målnummer samt dagen för beslutet, 3. de skäl som klaganden anger till stöd för en begäran om prövningstillstånd, den ändring av förvaltningsrättens dom/beslut som klaganden vill få till stånd, 5. de bevis som klaganden vill åberopa och vad han/hon vill styrka med varje särskilt bevis. Adressen till förvaltningsrätten framgår av do­ men/beslutet. www.domstol.se 4. 2. förvaltningsrätten har kommit till,