MOTPART Nordmalings kommun 914 81 Nordmaling SAKEN DOM Mål nr 2079-08 E Kansli 3 Sida 1 (9) LÄNSRÄTTEN I VÄSTERBOTTENS LÄN Föredragande Clu-istina Röclmer Ombud för 1 och 2: Clu·istian Shumkov Advokatbyrån Kaiding Box 124 901 04 Umeå Nordmalings kommun (kommw1en) har infordrat anbud avseende fritids­ gårdsverksarnhet och beslutat att anta det anbud som lämnats av Fritids­ gårdarna Nordmaling. - Vid upphandlingen har använts förenklat för­ farande. 2009 -01- 1 2 Meddelad i Umeå Överprövning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling - LOU l�f�o9-01-,3 Llf�,,�0-1:...__,_______\ 1 _ �n�r______ _J4 [.Q,�G� ., ,..f":;t:;,C �• J yrkar i länsrätten att Kommunen bestrider bifall till nsökan. Genom interimistiskt beslut den 28 november 2008 har länsrätten förordnat att upphandlingen inte far avslutas innan något annat har beslutats. upphandlingen ska göras om. Dok.Id 40634 Postadress Box 193 901 05 Umeå Besöksad ress Nygatan 45 (Tingshuset) Telefon 090-17 74 00 Telefax 090-13 75 88 Expeditionstid måndag - fredag 09:00-12:00 13:00-15:00 i �,p�«ti;�...�"':''•0-"· -:�--(..... i Sida 2 LÄNSRÄTTEN DOM 2079-08 E I VÄSTERBOTTENS LÄN DOMSKÄL Tillämpliga bestämmelser Upphandlande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och propo1iionalitet iakttas. (1 kap. 9 § LOU) En upphandlande myndighet ska anta antingen 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten, eller 2. det anbud som har lägst pris. Bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska göras enligt 12 kap. 1 § andra stycket. Den upphandlande myndigheten ska antingen ange hur de olika kriterierna som avses i 12 kap. 1 § andra stycket viktas vid bedömningen av vilket an� bud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller ange kriterierna i fallan­ de prioritetsordning. Kriterieviktningen får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning. Kriterieviktningen eller prioritetsordningen ska anges i annonsen om upp­ handling, i ansökningsinbjudan eller i förfrågningsunderlaget. (15 kap. 16 § LOU) Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, ska myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenska­ per, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd. (12 kap. 1 § andra stycket LOU) DOM Sida 3 LÄNSRÄTTEN 2079-08 E Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande prin­ ciperna i I kap. 9 § eller någon annan bestämmelse i denna lag och detta har medfört att leverantören lidit eller kan komma att lida skada, ska rätten be­ sluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. (16 kap. 2 § första stycket LOU) Kommunens förfrågningsunderlag och utvärdering av anbuden Av förfrågningsunderlaget framgår att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. De utvärderingskriterier som kommer att ligga till grund för bedömningen är Ekonomi (60 procent) och Kvalitet (40 procent). - Anbud ska lämnas utifrån vissa angivna förutsättningar, se bilaga 1. Av kommunens tilldelningsbeslut inklusive bilaga framgår bl.a. följande. Vid anbudstidens utgång hade två anbud inkommit. Fritidsgårdarna Nord­ maling antas som entreprenör för drift av fritidsgårdsverksamheten under tiden den 1 januari 2009 - den 30 juni 2012 till ett fast årligt pris om 881 198 kr, därefter prisjustering enligt AKI (lönekostnadsökning) i de­ cember månad. Anbud för dagverksamhet under 2009 antas utifrån två le­ dare. Beslut om förlängning av avtalet gällande två ledare dagtid tas senast i oktober2009. (Sebilaga2) Parternas anföranden anför. De har lagt ett anbud för tiden den 1 januari 2009 - elen 30 juni 20I 2. Anbudet sträcker sig läsårsvis och är beräknat utifrån en treprocentig höjning varje läsår för att täcka lönehqjningar och andra kost­ nadshöjningar. Anbudet är angivet till 3 223 000 kr och i anbudet ingår samtliga omkostnader för verksamheten. Det vinnande anbudets pris är inte beräknat utifrån samma modell. Beräkningen är gjord årsvis i stället för I VÄSTERBOTTENS LÄN Sida 4 LÄNSRÄTTEN DOM 2079-08E läsårsvis och utan att beakta den treprocentiga höjning som lagt till grund för sitt anbud. Vid en beräkning med sam­ ma grundförutsättningar blir deras anbudspris lägre än det vinnande anbu- det. - Vid beräkning av det vinnande anbudets p1is på samma sätt som de räknat blir det vinnande anbudets pris, totalt för hela perioden, 3 245 3 84 kr.(Delpriserna blir440599krför2009-01-01-2009-06-30, 907633kr för 2009-07-01-2010-06-30, 934 862 kr för 2010-07-01-2011-06-30 och 962 290 kr för 2011-07-0I - 2012-06-30.) - Genom att beräkna de bägge anbudens priser på samma sätt blir det vinnande anbudets pris högre. Efter­ som priset har högst viktning (60 procent) vid utvärderingen bör anbudsför­ farandet redan på denna grund göras om. - Vidare har i det vi1mande anbu­ det begärts extra medel för verksamheten vilket förefaller mycket märkligt. Dessa summor bör beaktas och anbudspriset räknas upp med i vart fall 45 224 kr. Av punkten 5 i förfrågningsunderlaget framgår att all eventuell nyanskaffning av utrustning och inventarier ska betalas av enh·eprenören. Det måste således finnas utrymme för detta i anbuden. I det vinnande anbu­ det är bara löner samt 5 0 000 kr som skuI!e användas till riktade aktiviteter under lov osv. inräknade. I det vinnande anbudet har begärts 30 000 kr ex­ tra för möbler. Detta ska ingå i anbudet. I det vinnande anbudet har inte heller avsatts medel för personalmöten m.m. utan i stället har begärts cirka 15 000 kr extra. Enligt uppfattning av förfrågriingsunder- laget ska kostnader för personalmöten ingå i kostnaderna för personal. har i sitt anbud angett samtliga kostnadsposter för att be­ driva angiven verksamhet. I det vinnande anbudet anges att de kan ansvara för ytterligare verksamhet efter överenskommelse om ersättning. På sidan 10 i deras anbud anges en rad verksamheter som de har önskemål att bedri­ va inom den angivna verksamheten och inom det angivna anbudet. Även kring detta råder avsevärda oklarheter huruvida detta ska ligga till grund för beräkningen eller inte. - I det vinnande anbudet anges även att kommunen ska stå för kostnaden för sjukskrivningar. Detta är något svårförståeligt och frågan är om detta ska beaktas i den ekonomiska kalkylen. Så har inte I VÄSTERBOTTENS LÄN LÄNSRÄTTEN DOM Sida 5 20 79-08 E I VÄSTERBOTTENS LÄN gjorts. -Avpunkten11iförfrågningsunderlagetframgåratthelaentrepre­ naden ska anges med en totalsumma. I det vi1mande anbudet föms inte to­ talsumma med. -Kommunen ifrågasätter att-ort en egen indexuppräkning. Enligt uppfattning är det ett skall-krav enligt punkterna 11 och 12 i förfrågningsunderlaget. I vai1 fall är förfråg­ ningsunderlaget så otydligt och bristfälligt i denna del att det inte kan läg­ gas till grund för det beslut som fattats. - Vidare framgår av förfrågnings­ underlaget att verksamheten ska bedrivas under skolans verksamhetsår. Skolans verksamhetsår är under tidsperioden augusti -juni. Det är utifrån de1ma förutsättning de har gjort sina beräkningar. Kommunen har varit otydlig i förfrågningsunderlaget huruvida anbudet ska anges som verksam­ hetsår eller kalenderår. Det är således oklart hur beräkningen ska ske efter­ som den ser armorlunda ut beroende på om man beräknar utifrån verksam­ hetsår eller kalenderår. - Av förfrågningsunderlaget framgår att anbuden ska bedömas utifrån kriterierna Ekonomi (60 procent) och Kvalitet (40 pro­ cent). Kommunen har inte motiverat sitt beslut utifrån dessa kriterier. Det har inte gjorts någon utvärdering överhuvudtaget i beslutet. Det är först efter det att egät1 överprövning som kommunen gett en förklaring till hur man utvärderat anbuden . Det gäller dock endast den del som avser kriteriet Ekonomi. Vad gäller kriteriet Kvalitet har kommunen varken poängsatt eller motiverat hur man bedömer de båda anbuden. Kom­ munen har således frångått förfrågningsunderlaget i dess mest fundamentala del, nämligen utvärdering och grund för beslut. Beslutet strider därmed mot såväl 7 kap. 2 §, I kap. 4 och 28 §§ samt 6 kap. 12 § LOU. - Detta utgör den andra upphandlingen av fritidsgårdsverksamhet. Det får anses anmärk­ ningsvä11 att det nu vinnande anbudet sänkt sitt pris med nästan två miljoner kr f rån den tidigare prövningen till den andra prövningen. Kommunen bor­ de ha avkrävt en fö rklaring då anbudet är att betrakta som olimligt lågt i förhållande till det tidigare anbudet. Det käims som om kommunen favori­ serat det vinnande anbudet och inte gjort en OQjektiv bedömning av de båda anbuden. LÄNSRÄTTEN I VÄSTERBOTTENS LÄN DOM Sida 6 20 7 9 - 0 8 E Kommunen anför. Vid aktuell upphandling inkom två anbud. Kommunen fann att anbudet från Fritidsgårdarna Nordmaling var det för kommunen mest fördelaktiga anbudet. Fritidsgårdarna Nordmaling har följt förfråg­ ningsunderlaget beträffande hur offererat pris skulle anges. Detta var en brist i anbudet från om hade gjo1i en egen indexuppräk­ ning, vilket inte hade efterfrågats. - Av förfrågningsunderlaget framgår att entreprenaden ska beräknas för hela verksamheten med dagverksamheten sänedovisad samt att priset ska gälla fast till 2009- 1 2-31. Därefter prisju­ stering enligt AKI (lönekostnadsökning ) i december månad, vilket är en vanlig avtalskonstruktion. - Även om kommunen i likhet med skulle beräkna offerterna med tre procents uppräkning (vilket inte föijer förfrågningsunderlaget) skulle det antagna anbudet vara ekonomiskt fördelaktigare för kommunen. - Motivet till att kommunen i förfrågningsunderlaget angett att offerten ska innehålla beräkning på dag­ verksamhet bemannad av en eller två personer är att kommunen ska kunna ta ställning till om budgetutrymmet k;lar� "dubbelbei;nanning" dagtid för : aktuell period. Kommunen beslutade att avtal ska skrivas med två personer dagtid endast under 2009och att det innan 20 10ska tas ett nytt beslut om dagverksamhetensomfattning. -Denav gjordaberäk- ningen avseende det antagna anbudets pris för bemanning med två personer dagtidstämmerinte.Kommunenanserattföljandesiffrorärderätta; 2009- 881198kr, 2010-907 634kr, 2011- 934863kroch 2012-453409kr. Totalt blir det 3 177 104 kr vilket ska jämföras med 3 223 0 00kr. Om kommunen skulle besluta att för 201 0och framåt minska bema1mingen dagtid till en ledare kommer nbud att vara betydligt dyrare för kommunen än det antagna anbudet. Vid en jämförelse mellan anbuden utifrån en bema1ming med två personer dagtid för 2009 och en person dagtid resten av avtalsperioden och med indexuppräkning om tre procent erhålls följande siffror; Fritidsgårdarna Nordmaling 2009 876000kr(2x34 8000) 881198kr 2010 830000kr 664921 Sida7 2079-08 E Totalt 3 001 000 kr Även med dessa förutsättningar är således det antagna anbudet mest fördel- aktigt för kommunen. - åtalar att det i det antagna anbu- det uttryckts önskemål om extra medel för bl.a. inventarier och personalmö­ ten. Det har inte beslutats om några ytterligare medel. Beslutet grundar sig på förfrågningsunderlaget och värderingen av ekonomi och kvalitet. - Kommunen har inget arbetsgivaransvar för entreprenörer och står således inte för kostnader för sjukskrivningar. - Sammanfat1ningsvis har kommunen bedömt anbuden utifrån angiven bedömningsgrund i förfrågningsunderlaget och funnit att anbudet från Fritidsgårdarna Nordmaling är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Deras verksamhetsbeskrivning och kommunens erfaren­ het av hur verksamheten hittills bedrivits svarar mot kommunens kvalitets- önskemål. - uppger att kvalitetskriteriet inte har motive- rats. I kommunens svar på ansökan om överprövning har redovisats att det antagna anbudet mycket väl uppfyller begärda kvalitetskrav. Kvaliteten har värderats lika eller högre till fördel för antaget anbud. Länsrättens bedömning anför i huvudsa k att utvärderingen genomförts på ett fel­ aktigt sätt, främst beträffande beräkningen av anbudspriser men även ge­ nom att någon utvärdering av kriteriet Kvalitet överhuvudtaget inte gjorts, samt bl.a. att förfrågningsunderlaget är otydligt. Vad gäller otydligheter i förfrågningsunderlaget anför det är oklart om det är ett s.k. skall-krav att anbudsgivare ska göra en egen indexupprälming av offererat pris och om priserna ska anges utifrån verk­ samhetsår eller kalenderår. Utifrån formuleringen i fö1frågningsunderlagets punkt 12 har enligt länsrättens mening inte funnits skäl för anbudsgivarna att anta att egen indexuppräkning skulle utgöra ett skall-krav. Vad gäller LÄNSRÄTTEN DOM I VÄSTERBOTTENS LÄN 201 1 855 000 kr 684 868 kr 2012 440 000 kr 350 207 kr 2 581 194 kr LÄNSllÄTTEN DOM 2079-08 E I VÄSTERBOTTENS LÄN frågan om priserna ska anges utifrån verksamhetsår eller kalenderår anges i nämnda punkt 12 att det offererade priset ska gälla fast t.o.m. 2009-12 -31. Eftersom avtalsperioden löper från 2009-01-01 måste det enligt länsrättens mening falla sig naturligt att ange pris utifrån kalenderår. Förfrågningsun­ derlaget kan således inte anses oklart härvidlag. I förfrågningsunderlaget anges att kommunen vid anbudsutvärderingen kommer att utgå från beclönmingsgrunderna Ekonomi (60procent) och Kvalitet (40procent) med underkriterierna a) erfarenhet och utbildning och b) verksamhetsirmehåll. I tilldelningsbeslut inklusive bilaga (se bilaga 2) har inte redovisats någon utvärdering, eller ens resultat av utvärde1ing, gentemot angivna kriterier. Länsrätten kan härvid konstatera att kommunen inte utvärderat anbuden i enlighet med vad som angetts i förfrågningsunder­ laget. Att kommunen i länsrätten anfört att det vi1mande anbudet mycket väl uppfyller det kvalitetskrav som begärts föranleder inte någon annan be­ dömning. En utvärdering i enlighet med förfrågningsunderlaget förutsätter att bägge anbuden bedöms gentemot angivna kriterier och enligt angiven viktning. Eftersom någon sådan utvärdering inte gjo11s, eller i vart fall inte redovisats, har kommunen agerat i strid mot den gernenskapsrättsliga prin­ cipen om förutsebarhet och dänned även mot bestämmelserna i 1 kap. 9 § LOU. Det är vidare oklart vad Fritidsgårdarna Nordmaling avser med att kommu­ nen ska stå för kostnaden för sjukskrivningar. Det kan härvid vara fråga om en otillåten prisreservation. Med hänsyn till att det måste anses okla11 hur en utvärdering gentemot för- frågningsunderlaget skulle utfalla har idit eller kunnat komma att lida skada till f öljd av den aktuella felaktigheten. Det finns där­ för grw1d för att besluta om åtgärder enligt 16 kap. 2 § LOU. Lähsrätten kan enligt nämnda bestämmelse besluta att upphandlingen ska göras om eller att Sida 8 Sida 9 LÄNSRÄTTEN DOM 2079-08 E I VÄSTERBOTTENS LÄN den får avslutas först sedan rättelse gj01is. Med hänsyn till att den i målet aktuella felaktigheten hänför sig utvärderingen av anbuden finner länsrätten det tillräckligt att anbudsutvärderingen görs om. Upplysningsvis kan nämnas följande beträffande utvärdering av kriteriet Ekonomi. Som länsrätten funnit enligt ovan fim1s inte stöd i förfrågnings­ underlaget för att kräva att offererade priser ska vara indexuppräknade eller anges per verksamhetsår. Att i ett anbud uttrycka önskemål om extra medel, dvs. utöver det offererade priset, kan ses som otillåten prisreservation ifall det rör sig om medel för sådana delar som ingår i den efterfrågade tjänsten och således rätteligen ska omfattas av det offererade priset. DOMSLUT Länsrätten beslutar att upphandlingen inte får avslutas fön-än rättelse gj01is genom ny utvärdering av anbuden. HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga 3 (Dv 3 1 09/ l c) fJ ,/��1-/n�-z B tm \] � s s o n I ''-J '! Anbudsunderlag Drift av fritidsgårdsverksamheten i Nordmalings kommun 20090101..20120630 Barn. och utbildningsförvaltningen i Nordmalings kommun begär anbud för drift av fritidsgärdsverksamhet från l januari 2009 Anbud ska lämnas utifrån foljande fllrutsättningar: Verksamheten ska vara drogfri, ha god kvalitet och rikta sig mot både 2 .3 ' 4 5 6 7 8 9 1 0 flickor och pojkar- frän åk 7 tom gymnasiet. Gårdsverksamhet ska bedrivas i Nordmaling, Gräsmyr och Rundvik fredagar kl: 1 9,00 - 24,00 samt i No�dms.ling onsdagar 1 8,00 - 2 1 100 och lördagar 19,00 -24,00 under tiden 1 september till 15 december och 15 januari till 30 april vare år. Dagverk.samhet ska bedrivas i Notdmaling dagligen mellan 09,00 - 1 5.30 under skolans verksamhet5år ( dvs. ej under lov). Under fritidsgårdarnas öppethållande på kvällstid ska två ledare arbeta vid var och en av gårdarna... Befintliga inventarier och befintlig utrustning, som ägs av kommunen, kan disponeras av entreprenören (inventarielista finns på barn- & utbildningskontoret) Nyanskaffning av inventarier och utrustning betalas av entreprenören Barn- och utbildningsnämnden forbehåller sig rätten att utvärdei:a fritidsgårdsverksamheten genom att entreprenören årligen lämnar en årsredovisning rned verksamhetsberättelse till nämnden som även ska innehålla en btukarenkiit. Kommunen ti11handahåller lokale!.' och dessa kan förevisas for intresserade efter tidsbokning hos barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsnämnden forbehäller sig rätten att ej slutfora upphandlingen Eventuell förhandling kan ske under pågående upphandling. Nordmalings kommun svarar för försäkring av lokaler och gårdsbesökare. II,"t"tIni\ "tUtJVIIIt..I..J 11n..t.1-1..t.1,1...1t.1 ilL.JYUl\nIL.JIlln l,.rll1UllnI IL..11 lt!:J '·-',.-'U/ .,_,,.,..U / 1 1 l2 13 1 5 Av anbudet ska framgå en beskrivning av planerad verksamhet och hur entreprenören avser att arbeta utifrån ''Lika behandlingsla.gen" och andra riktade aktiviteter under lov med en fast summa på 50 000 kr / år. Dessa 50 000 ska vara medräknade i det offererade priset. I anbudet ska framgå total summa rur hela entreprenaden med dagverksamheten särredovisad med kostnaden for I resp 2 ledare Avtalsperioden är 3,5 år from.20090101 tom 20120630 med möjligheter till e t t å r s fil r l ä n g n i n g , D e t o ffe r e r a d e p r i s e t s k a l l g ä l l a f a s t t o rn 2 0 0 9 - 1 2 - 3 l , Därefter prisjustering enligt AKI(lönekostnads ökning) i december månad Entreprenören förbinder sig att all personal inom verksamheten ska uppvisa utdrag ur belastningsregistret och ej vara straffade. Entreprenören filrbinder sig att teckna kollektivavtal med berörd facklig organisation. Vid anbudens utvärdering kommer kommunen att utgä frän R',ljand� bedömningsgrunder: 60% ekonomi 40% kvalitet a) genorn erfarenhet och utbildning b) verksamhetsinnehåll 200811/2811:44FAX 4H�Ulfl�l� " LI\U.)f'll\IItU 12)VVI/VUtl NORDM�LINGS KO:rvIM:UN Barn- och utbildningsforvaltningen 91481 Nordmaling Medde;lande om beslut 2008- 1 1 -20 Adresser enligt lista "· ·• Målnr dlÖ�-·()c( Rotel 3 PJ:tbn b Antagaode av anbud fötidsgärdsverksamhet Nordmalings kommun . Bam- öch utbildn:ingsfi:irvaltningen ha.r mottagit Ert anbud på :rubricerade entreprenad och får härigenom meddela att vi har beslutat att an"ta Fritidsgård.ama Nordm:al:ing, som entreprenör för robcicerad verksamhet till ett fast årligt pris på 881 1 9 8 SEK, därefter prisjustering enligt AKI (lö:o.ekostnadsökning) i december mänad. Upphandlingen kommer att avslutas genom att kontrakt tecknas 2008-12-02. Barn- och utbildningsfon·altningen t.ackar för Ert anbud. B arn - • :> c ' n - u i'. t i i l ö m n g s n am n o . e n s p r o t ox o\ l fr hn 2 0 0 8 - 1 1 - 1 8 b l f o g a s . BARN'- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Q_,k)._9--J J\me Norberg Förvaltningschef Fritidsgården Nordmaling Trastvligen 3 914 31 Nordrnaling P ostadress: Barn- Qch utbildningsförv. Bestlksadress Stallgatan 14 Telefon 0930 • 140 00 vx 0930 - 141 57direkt Telefax: 0930 - 141 36 91481 Nordm.al.ing e-post: ame.norberg@nordmaling.se I I ,,-1 )IJeUJJlöllSeM ..