FÖRVALTNINGSRÄTTEN IUMEÅ DOM 2012-10-01 Meddelad i Umeå Mål nr 1521-12 E Kansli1 Sida1 (9) SÖKANDE �KONKURRENSVE��El 2Qf" -1 0- 0 2 .t.t. l Avd Dnr Aktbil Bil & Maskin i Malå AB, 556467-8232 Sorselevägen2 930 70 Malå MOTPART Malå kommun Storgatan 13 930 70 Malå SAKEN I I Överprövning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling - LOU DOMSLUT Förvaltningsrätten beslutar att upphandlingen, såvitt avser Del 2 , ska göras om. Doss Dok.Id 25961 Postadress Box 193 901 05 Umeå Besöksadress Nygatan 45 (Tingshuset) Telefon Telefax 090-17 74 00 090-13 75 88 E-post: forvaltningsratteniumea@dom.se Exp�ditionstid månqag - fredag 08:00-12:00 13:09-16:00 Sida 2 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 1521-12 E IUMEÅ BAKGRUND OCH YRKANDEN M.M. Malå kommun (Kommunen) har infordrat anbud avseende snöröjning i Malå samhälle. Vid upphandlingen används förenklat förfarande. Upphandlingen omfattar snöröjning, sandning, sopning och borttransport av snömassor i Malå samhälle. Upphandlingen är uppdelad i fyra delar där entreprenören får lämna anbud på alla delar eller enskilda delar. Varje del omfattar A) Snöröjning, B) Sandning, C) Sopning och D) Borttransport av snömassor. Upphandlingens fyra delar är; Del 1 Malå kommun Fastighetsnära Del2 Malå kommunGator ochVägar/ Gång& Cykelstigar Del 3 Malåbostaden AB Fastighetsnära Del 4 Malå E nergi- och Industri AB Fastighetsnära Ovan angivna fyra delar i upphandlingen går inte att delas upp i sig och därmed ska en entreprenör ta på sig både snöröjning, sandning, sopning och borttransport av snömassor. Kommunen harbeträffande upphandlingensDel2 (Malå kommunGator och Vägar/ Gång & Cykelstigar) beslutat att anta det anbud som lämnats av Bilfrakt AB (Bilfrakt) . Bil & Maskin i Malå AB (Bil & Maskin) ansöker i förvaltningsrätten om överprövning av Del 2 av upphandlingen. Kommunen bestrider bifall till Bil & Maskins ansökan. Sida 3 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 1521-12 E IUMEÅ UTREDNINGEN Förfrågningsunderlaget IUpphandlingensföreskrifterangesunderp. 3.3Anbudsbedömningbl.a. följande. Kommunen kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelakt­ igt. I det fall flera anbud har sammajämförelsetal kommer vinnaren att lottas fram. Utvärdering av anbud sker i enlighet med bilaga Utvärde­ ringsmodell (se bilaga 1 till domen) . Kommunens utvärdering av anbuden Kommunens utvärdering avseende upphandlingens Del 2, se bilaga 2 till domen. Parternas anföranden Bil & Maskin anför bl.a. följande. Anbudsutvärderingen är felaktig. Fel pris har använts avseende Bilfrakts anbud. Vidare har Bilfrakts tillägg på isrivning om 200 kr/tim inte beak­ tats. I förfrågningsunderlagets Utvärderingsmodell anges att även de rörliga priserna ska beaktas med avseende på snöröjning, sandning, sopning samt borttransport av snömassor. Vid samtal med Kommunen har framkommit att timtidsaspekten inte blivit inviktad i anbudet. Sida 4 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 1521-12 E IUMEÅ Då det aktuella området, Del 2, har många maskintimmar påverkar timpri­ set naturligtvis vad som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Utifrån uppgifter hämtade från tidigare års fakturor, som verifierats av tidigare förare och arbetsledare, har Bil & Maskin beräknat en genomsnittlig säsongsförbruk­ ning av maskintimmar och sand. Bilfrakts pris borde då, om utvärderingen görs enligt förfrågningsunderlaget, bli 39 120 kr+ 29 834 kr= 68 954 kr+ tillägg för isrivning. Beroende på om Bilfrakt vinner samtliga områden eller ej har två alterna­ tiva priser lämnats; 39 120 kr respektive 37 520 kr. Eftersom Bilfrakt inte är vinnare på Del 1 och Del 4 gäller det högre priset. Bil & Maskins pris är 41 060 kr. Kommunen anför bl.a. följande. De av Bil & Maskin använda uppgifterna härrör från åren före 2007 då de innehade snöröjningsavtalet med Kommunen. I dag har Kommunen möj­ lighet att utföra vissa arbeten med egen traktor och lastbil vilket avtalet också medger. Om Kommunen utför borttransport av snö och sandning med exempelvis 80 timmar på sex månader förändras beräkningen. Antal timmar kan variera väldigt mycket beroende på klimatet och förändras be­ roende på tillgång till egna resurser. Tilldelningsbeslutet baseras främst på den fasta kostnaden där Bilfrakt är marginellt billigare. Eftersom Kommunen kan påverka timtiden genom eget arbete och med egna maskiner bedöms den väldigt flexibel, vilket gör att differensen är svår att värdera. En annan aspekt i bedömningen är tidi­ gare erfarenheter med båda parter där den nuvarande entreprenören Bil­ frakt har skött sitt åläggande utomordentligt bra när man väger in kvalitet och nöjda invånare. Eftersom bedömningen inte bara utgår ifrån lägsta pris Sida 5 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 1521-12 E IUMEÅ utan även kvalitet och utförande anser Kommunen att Bilfrakt besitter ett högre mervärde och därmed beaktas inte prisdifferensen fullt ut. Kommunen har analyserat snöröjningsfakturor mellan åren 2007 - 2011 och utifrån dessa valt ett snitt av fördelningen mellan fast plogningskost­ nad och timtidsbaserade arbeten. Utifrån de uppgifterna blir den totala summan för Bilfrakt 576 430 kr och för Bil & Maskin 541 530 kr. Med beaktande av egna insatser om 80 timmar blir summan för Bilfrakt 517 550 kr och för Bil & Maskin 494 890 kr. Bil & Maskin anför härefter bl.a. följande. Kommunen har tappat bort 292 timmar i sin beräkning. Det är också an­ märkningsvärt att timmarna fördelats på ett sätt som påverkar Bil & Ma­ skins anbud negativt. Flest timmar har tagits upp för den post (snöröjning) där skillnaden mellan anbuden är minst (59 kr/tim). För posten sopning, där prisskillnaden är störst (318 kr/tim) har endast 17,5 timmar beräknats. Enligt bifogad faktura tog sopningen 93 timmar år 2009. Kommunen har manipulerat med uppgifter för att främja ett specifikt anbud. Om Kommunen verkligen har för avsikt att aktivt delta i snöröjningen borde det framgå i förfrågningsunderlaget med exempelvis följande text; Beställaren har för avsikt att med egna resurser utföra snöröjning och bort­ transport av snö med ca 80 tim/år. Det för Kommunen mest fördelaktiga anbudet ska antas. Det fasta priset skiljer med 11 640 kr/år mellan anbuden. Det rörliga priset skiljer, enligt egna beräkningar, med 179 000 kr/år. Hur det rörliga priset påverkar vikt­ ning framgår inte av utvärderingsmodellen. Det borde därför vara rimligt att ta hänsyn till det antal maskintimmar som Kommunen tidigare köpt Sida 6 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 1521-12 E IUMEÅ under ett år. Dessa timmar styrks med originalhandlingar. Förvaltningsrät­ ten bör inte ta hänsyn till några godtyckliga timmar från Kommunens sida. Av tilldelningsbeslutet framgår att inga mervärden är utdelade. Om mer­ värden delas ut i efterhand strider det mot LOU. Enligt förfrågningsun­ derlagets Utvärderingsmodell ska uträkning även ske på de rörliga kostna­ derna. Eftersom Bilfrakts timpriser är osedvanligt höga blir merkostnaden 179 000 kr per år. Omräknat till utvärderingsmodellen med fyra snötill­ fällen blir Bilfrakts pris 68 953 kr. Bil & Maskins pris är 41 060 kr. Kommunen anför härefter bl.a. följande. Tilldelningsbeslutet baserar sig på ovan kort beskrivna redovisning emedan det framtida utfallet är svårt att förutse och varje vintersäsong måste be­ traktas som unik utifrån snömängd och temperatur. Kommunen inser att bedömningen är subjektiv samtidigt som det är en tillgång att det inkommit anbud från två olika anbudsgivare. Bil & Maskin anför härefter bl.a. följande. Vid bedömningen om ekonomiskt mest fördelaktigt anbud är sakfrågan ganska enkel: Har några mervärden som påverkar inlämnade anbudspriser utdelats? Svaret är nej. Hur många gånger snöar det en normal vinter? Kommunen säger 24 gånger vilket enligt Bil & Maskins bedömning stäm­ mer bra. De fasta priserna räknas således ut enligt tidigare års snöstatistik. När det kommer till den rörliga delen verkar det logiskt att räkna på samma sätt, dvs. hur många timmar köps i snitt under en normal snövinter. Vidare är Bil & Maskin, trots att Kommunen utgått från felaktigt antal maskintimmar och räknat på egen insats om 80 timmar, enligt Kommunens egna beräkningar 22 000 kr billigare än Bilfrakt. Sida 7 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 1521-12 E IUMEÅ TILLÄMPLIGA BESTÄMMELSER Upphandlande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. (1 kap. 9 § LOU) En upphandlande myndighet ska anta antingen 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphand­ lande myndigheten, eller 2. det anbud som har lägst pris. Bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska göras enligt 12 kap. 1 § andra stycket. (15 kap. 16 § första och andra stycket LOU) Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelakt­ iga, ska myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till fö­ remålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljö­ egenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funkt­ ionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd. (12 kap. 1 § andra stycket LOU) Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande prin­ ciperna i 1 kap. 9 § eller någon annan bestämmelse i denna lag och detta har medfört att leverantören har lidit eller kan komma att lida skada, ska rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. (16 kap. 6 § första stycket LOU) Sida 8 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 1521-12 E !UMEÅ DOMSKÄL Bil & Maskin anför att anbudsutvärderingen är felaktig och menar bl.a. att den inte gjorts i enlighet med vad som angetts i förfrågningsunderlagets Utvärderingsmodell (se bilaga 1 till domen). Förvaltningsrätten noterar att det av denna framgår att även rörliga priser, såsom exempelvis timpriser för maskin och förare, ska utvärderas. Utifrån Kommunens anbudsutvärde­ ring (se bilaga 2 till domen) kan förvaltningsrätten dock inte utläsa att så har skett. Det synes vidare vara ostridigt mellan parterna att timpriser inte har beaktats vid anbudsutvärderingen. Redan med anledning av att timpri­ ser inte beaktats vid anbudsutvärderingen har Kommunen agerat i strid mot vad som angetts i förfrågningsunderlaget. Upphandlingen strider härmed mot de gemenskapsrättsliga principerna om förutsebarhet och likabehand­ ling vilka kommer till uttryck i 1 kap. 9 § LOU. Med hänsyn till vad som framkommit i målet måste Bil & Maskin anses ha lidit eller kunnat komma att lida skada till följd av konstaterade felaktigheter i upphandlingen. Grund för åtgärder enligt 16 kap. 6 § LOU föreligger således. Förvalt­ ningsrätten kan enligt nämndabestämmelsebesluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. När aktuella felaktigheter hänför sig till anbudsutvärderingen brukar det normalt vara tillräckligt att förordna om rättelse i form av ny utvärdering. Det är i före­ varande mål dock oklart hur rörliga priser avsetts utvärderas. Förvaltnings­ rätten noterar härvid att ett förfrågningsunderlag måste vara så klart och tydligt utformat att en leverantör med utgångspunkt i underlaget kan skapa sig en bild av möjligheterna att utforma ett konkurrenskraftigt anbud. För att en prisberäkning innefattande rörliga priser ska ge ett rättvisande resul­ tat måste även omfattning beaktas. Med hänsyn till principen om förutse­ barhet måste förväntad omfattning, som avses ligga till grund för prisbe­ räkningen, anges i förfrågningsunderlaget. Även om det kan vara svårt att ange en exakt omfattning måste Kommunen enligt förvaltningsrättens me- FÖRVALTNINGSRÄTTEN IUMEÅ DOM Sida 9 1521-12 E ning utifrån tidigare år och övriga omständigheter kunna uppskatta en un­ gefärlig tidsåtgång. Med hänsyn till att det således krävs att ändringar görs i förfrågningsunderlaget finner förvaltningsrätten det otillräckligt att enbart vidta rättelse. Upphandlingen ska därför, såvitt avser Del 2, göras om. HUR MAN ÖVER KLAGAR , se bilaga 3 (DV 3109/lC LOU). Marika Pernu Förvaltningsrättsfiskal Målet har föredragits av Christina Röckner. � MALÅ KOMMUN UTVÄRDERINGSMODELL Snöröjningsupphandling l Upphandlande myndighet Malå Kommun Avtal Specificerat avtal Datum 2012-06-21 Utvärdering Ekonomiskt mest fördelaktigt Helt eller delat anbud Namn Snöröjningsupphandling Ansvarig upphandlare Lina Dahlbäck Att lämna anbud När Ni lämnar anbud ska det ske i priser exkl. moms. I genomförandeQlanen skall det ,;r- anges huruvida arbetet skall genomföras med tanke rapporteringsrutiner. Den totala anbudssumman skall anges med specifikation över enskilda objekt. Timdebiteringar för maskin och förare skall anges. Om något pris lämnas blankt är anbudet inte giltigt. 1. Genomförande och priser I många sammanhang står entreprenören, som beställaren anlitar, i centrum för frågor knutna till plogning och sandning av samhället. En viktig del i arbetet är kommunikation med samhällets innevånare och samråd med beställaren och dess roll gentemot innevånarna. Vi lägger därför stor vikt vid entreprenörens egenskaper och att samarbetet mellan beställare och entreprenör fungerar bra samt att entreprenören har god erfarenhet kring liknande arbeten och god lokal kännedom. beredskap/utryckning och Prisfråga 1.1 Detta skall anges i anbudet: - Total anbudssumma Förvaltningsrätten i Umeå Inkom tAakw - Pris per objekt/tillfälle Timdebiteringar för maskin och förare. Beredskapsersättning per månad Ersättning för tillägg för isrivning Bedömning 1.1.1 Plan för genomförande Vi bedömer redovisad plan för genomförande som vi anser vara den mest optimala för uppdraget och hur arbetet ska bedrivas för att minska olägenheterna för innevånarna och beställare. Tidplanen bedömer vi hur den kan påverka färdigt resultat. A) Beskrivning av beredskapsverksamheten B) Ange hur rapporteringsrutinerna kommer att utföras baserat pa snöröjningsjournaler med objektspecificering samt timredovisning. C) Beskrivning av entreprenörernas erfarenhet och lokal kännedom Utvärdering och modell Respektive kriterium ger ett avdrag på jämförelsetalet med (poäng/3)*(avdrag för full poäng). Följande nivåer kommer att användas: O inget mervärde 1 svagt mervärde 2 ett klart urskiljbart mervärde 3 stort mervärde iAiMALÅ KOMMUN UTVÄRDERINGSMODELL Snöröjningsupphandling För kriterium B ger full poäng avdrag med: 1 650 kr Fasta priser per tillfälle Företa 2 Företa 42 7 000 kr 3 1650 kr 5 350 kr med: med: 6 500 kr 2 1100 kr 5 400 kr 210 kr/h 210 kr/h s till vinnare. 1 5 000 kr 7 000 kr 5 800 kr 1 550 kr 4 450 kr 2 1100 kr 5 900 kr 3 1650 kr 4150 kr , Kriterium&·poäng C · Avdrag Erfarenhet För kriterium A För kriterium C Kriterium A poäng Avdrag Beredskapsverksamhet Kriterium itpoäng b Avdrag Rapporteringsrutin Jämförelsetal efte( avdrå 500 kr/h 1 50 kr 3 150 kr 300 kr 400 kr/h 0 0 kr 2 100 kr 300 kr riser kr/h 650 kr/h 3 150 kr 1 50 kr 450 kr 390 kr/h 2 100 kr 2 100 kr 190 kr 550 kr/h 1 50 kr 3 150 kr 350 kr Företa 2 2 För varje tjänst, såsom snöröjning, sandning, sopning samt borttransport av snömassor görs en utvärdering av de fasta priserna samt de rörliga priserna. Därefter läggs resultaten samman och utvärderas vad en gemensam snöröjningsrunda/ sandningsrunda/ sopningsrunda/ borttransportrunda för alla områden kostar i snitt. Detta görs för vardera del i upphandlingen. Del 2 Gator/vägar/parkeringar Billigast Bilfrakt Snöröjning G/C 1140 Gator/vägar 5910 Parkering 1230 Vedplats 250 Total 8530 Beredskap snö: 5000 Beredskap sand 0 lsrivning 200 Snöröjning Anbudssumma Beredskap Summa snö • -290 per månad kr/h 8530 5000 13530 1520 exkl Walk in 4 1 34120 5000 \>)39120 kr/månad 4 ggr Bilfrakt * * Bilfrakt tar allt Snöröjning Anbudssumma Beredskap Summa snö 1085 5635 1170 -275 240 8130 * 1445 400 rabatt del 2 8130 4 5000 1 13130 32520 5000 kr/,rri�nåd 4 ggr .' .· ,, ; .37520 FörvaltnJngsrätten i Umeå r Inkom 2012 -03- 1 1 Aittil