LÄNSRÄTTEN I NORRBOTTENS LÄN Föredragande: C. Andersson Office i Norrbotten AB, 556421-9193 Midgårdsvägen 9 973 34 Luleå MOTPART Gällivare kommun 982 81 Gällivare SAKEN Målm 670-09 E Rotel 4 Sida 1 (11) DOM 2009-06-01 Meddelad i Luleå SÖKANDE 2009 -OG- 0 2 Offentlig upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling BAKGRUND Gällivare kommun (härefter kommunen) har genomfört en förenklad upp­ handling avseende utskrifts- och kopieringsfunktion för kommunens för­ valtningar. Enligt tilldelningsbeskedet daterat den 30 mars 2009 har kon­ traktet tilldelats Kontorsgruppen AB. Länsrätten har den 8 april 2009 beslutat att kommunens upphandling inte f'ar avslutas innan länsrätten beslutat något annat. YRKANDEN M.M. Office i Norrbotten AB (härefter Office) har i ansökan om överprövning yrkat rättelse så att beslutet att tilldela Kontorsgruppen AB kontraktet upp­ hävs och Office i stället tilldelas kontraktet. Kommunen motsätter sig bifall till ansökan. Dok.Id 56852 Postadress Box 849 971 26 Luleå Telefon Telefax 0920-29 54 90 0920-29 54 98 E-post: lansratteninorrbotten@dom.se http://www.dom.se/lansratten_i_norrbottens_Ian/ 13:00-16:00 Besöksadress Skeppsbrogatan 41 Expeditionstid måndag - fredag 09:00-12:00 LÄNSRÄTTEN I NORRBOTTENS LÄN Office DOM Sida 2 670-09 E ( ( Till grund för sin talan har Office i huvudsak anfört följande. Office har inlämnat det förmånligaste anbudet enligt de förutsättningar som angivits i förfrågningsunderlaget. Skrivare i segmentet 16 sidor I förfrågningsunderlaget anges; "Till varje modell ska redovisas och bifo­ gas en detaljerad produktspecifikation och produktblad där detframgår vilka grundfunktioner som ingår samt vilka funktioner utöver grundfunk­ tionerna som kan erhållas. I segment f o m 16 sid/min ska duplexfunktion ingå i grundfunktion. " Av kommunens sammanställning framgår att den modell som ingår i prisberäkningen för Kontorsgruppen AB inte uppfyller detta ska-krav. Kommunen har i sitt yttrande redovisat en skrivare med möjlighet till dub­ belsidig utskrift/kopiering. Den skrivåren som fyller ställt ska-krav för ak­ tuellt segment är dock inte identiskt med den som redovisas i den ekono­ miska sammanställningen och därtill kopplade årskostnader. Poängberäkningen I sammanställningen har poängberäkningen för Office för kategorin s/v+ färg produktion för tre år angivits till 2, 18 och D:o fyra års avtal till 2,08. I jämförelse med övriga angivna anbudsgivares tal visar den modell som ligger till grund redovisar att värdet för Office ska anges till 2,30. Denna rena felräkning till nackdel för Office har lett till att Office tillerkänts ett för lågt viktningsvärde i kommunens sammanställning. Sammantaget vilar den genomförda viktningen på felaktiga fakta och måste underkännas. ( (. NORRBOTTENS LÄN Redovisade system m.m. Kommunen har i sitt underlag specificerat krav på att ett Print Manage­ ment System för utskriftshantering ska tillhandahållas och därutöver preci­ serat olika önskemål om systemet. Kommunen har uttryckt sig vagt vad gäller kravbilden och det anges inte vilka krav som är ska-krav och vad som är bör-krav. Enda möjliga tolkningen är att allt ska betraktas som ska­ krav. Office har redovisat två system, Cirrato samt Enterprice Gespage, och an­ ser att Cirrato hjälpligt fyller ställda krav men att Gespage fyller det bättre, och framför allt i skenet av den samlade kravbilden redovisar en lägre sammantagen kostnad för kommunen. Enligt de underlag som kommit Of­ fice till del kan inte utläsas att några beräkningar av dessa kostnader har gjorts som ska belasta alternativet med Cirrato. Det Offi:ce har redovisat angående tillkommande licenskostnader för alternativet med Cirrato har också negligerats i sammanställningen. Även i detta moment visar sam­ manställningen en felaktig bild då kostnaden för licens om ca 50 kr/mån - för övervakning av samtliga skrivare enligt ska-krav - inte är medtagen. Dessa kostnader beräknas till ca 50 000 kr/år (fyra år = 200 000 kr). Det har heller inte redovisats att Cirrato kortläsare kräver separata nätverksut­ tag vid varje skrivare/kopiator eller hubbar/switchar, till skillnad från Ges­ page och således en merkostnad. I systemet Gespage tillkommer ingen avgift. Cirrato stöder inte heller kravet på månadsvis redovisning avseende hur respektive utrustning använts, dvs. hur många utskrifter respektive ko­ pior som levererats per utrustning och per användare. Systemet Cirrato stöder endast kontroll av utskriftsvolymen men inte kopieringsvolymen. Det av kommunen anförda att Gespage bättre uppfyller kraven enligt krav­ specifikationen är fel - Office anser att detta system är det enda av de två föreslagna systemen som uppfyller ställda krav. Även i denna del är såle- Sida 3 LÄNSRÄTTEN I DOM 670-09 E Sida 4 LÄNSRÄTTEN I DOM 670-09 E NORRBOTTENS LÄN des utvärderingen felaktig och det mest prisvärda alternativet för kommu­ nen pekas inte ut. Vad avser prissättning på kortläsare anser Office att kommunen aktivt valt den maximalt ogynnsammaste prissättningen för Office. Intervallet för kortläsare är 65-135 kronor och det hade varit mer korrekt att använda pri­ set 65 kronor i utvärderingen. Som kommunen framfört påverkar detta i och för sig inte poängsättningen men det redovisar förhållningssättet till levererade värden från olika anbudsgivare och detta är inte förenligt med LOU:s krav på likabehandling av anbudsgivare. Miljökrav Av sammanställningen framgår att av ·fem lämnade anbud har två inte re­ dovisat efterfrågade certifikat gällande miljökrav och tre har gjort det. Des­ sa med godkända certifikat har erhållit angivna tio poäng i sammanställ­ ningen och övriga två har utan redovisade certifikat endast erhållit 20 pro­ cents avdrag. Mot bakgrund av policyn torde proportionen inte överstiga hälften relaterat till de med godkända certifikat. Detta kan därför inte upp­ fattas som proportionellt avvägt och anbudsgivarna har inte behandlats lika sett mot med förfrågningsunderlaget och de krav som ställs i förfrågnings­ underlaget och däri angivna policy. Mot bakgrund av förfrågningsunderla­ get är det svårbegripligt att en anbudsgivare tilldelas 80 procent (inom ra­ men för 20 procent vikt) av värdet av relaterat till dem som redovisat certi­ fierade processer. Att certifiera sig är en kostsam process såväl i termer av pengar som resurser. Det är vidare förpliktigande i sina åtaganden för att vidmakthålla redovisade certifikat och auktorisation. Att en redovisad "po­ licy" som inte ens kan beskrivas som ett eget system tillmäts 80 procent av värdet kan bara uppfattas soni stötande. Kontorsgruppen AB har tilldelats ett orimligt högt värde och det strider mot kravet på likabehandling. ( ( Sida 5 LÄNSRÄTTEN I DOM 670-09 E NORRBOTTENS LÄN Bristerna Utvärderingsrapporten som ligger till grund för tilldelningsbeslutet inne­ håller felaktiga uppgifter och sakliga brister samt ofullkomliga och avsak­ nad av analyser av de olika alternativens konsekvenser tek­ niskt/ekonomiskt. Den redovisade slutsatsen blir i motsvarande grad felak­ tig tekniskt/ekonomiskt- fel anbudsgivare pekas ut som den mest fördel­ aktiga och förhållandet strider mot LOU 12 kap. 1 §. Bristerna i samman­ ställningen är också av sådan omfattning att anbudsgivarna inte har be­ dömts likvärdigt vilket strider mot LOU 1 kap. 9 §. Den undermåliga och felaktiga sammanställningen och på denna följande anbudsutvärdering har lett till att Office har lidit skada enligt LOU 16 kap. 1 § eftersom Office inte har tilldelats det kontrakt som man rätteligen kvalificerat sig för. Gällivare kommun Kommunen har i huvudsak anf'ört följande. Vid sammanställningen av in­ komna anbud samt utvärdering redovisas med utgångspunkt från att kraven för upphandlingen ska avse i princip utbyte av befintliga utrustning­ ar/maskiner med de utskriftskopieringsvolymer som ingått i bilagan för befintliga utrustningar/maskiner. Skrivare i segmentet 16 sidor Av Kontorsgruppen AB: s anbud framgår att duplexfunktion- dvs. möj­ lighet till dubbelsidig utskrift/kopiering - finns att tillgå i samtliga model­ ler som offererats f o m segmentet 16 sid/min. Office anf'ör att i kostnads­ sammanställningen är ej den skrivare som uppfyller kraven på duplexko­ piering redovisad med sina kostnader. I kostnadssammanställningen vid en förnyad utvärdering- i s/v produktion tre års avtal- blir det en förändring till 650 200 kr/år i stället för 630 594 kr/år. Förändringen ger en marginell LÄNSRÄTTEN I NORRBOTTENS LÄN DOM Sida 6 670-09 E poängförändring 8,57 poäng i stället för 8,51 poäng. Poängförändringen påverkar inte det slutliga resultatet i viktningen av poängen för ersättning; 8,5 1 x 0,5 = 4,26 (4,3) jmf. med 8,57 x 0,5 = 4,29 (4,3). Poängberäkningen Poängberäkningen har räknats proportionellt mot den anbudsgivare som har lägsta årskostnad. I sammanställningen anges att årskostnaden delas upp i fyra lika delar med 2,5 poäng för varje del enligt nedan. För varje del ges anbud med lägsta årsersättning 2,5 poäng per del och övriga erhåller poäng proportionellt mot lägsta. Som framgår av "Sammanställning års­ kostnader" har Kontorsgruppen AB:s anbud den lägsta årskostnaden i samtliga årskostnadsdelar. Office har erhållit poäng enligt den proportio­ nella beräkningsmodell som angivits i förfrågningsunderlaget. Kontors­ gruppen AB har enligt poängberäkningen avgett det ekonomiskt mest för­ delaktiga anbudet. En ytterligare prisfaktor som är till fördel för Kontors­ gruppen AB: s anbud är vad som i förfrågningsunderlaget anges beträffan­ de "Inställelsetid för service/felavhjälpning". Beräknat på årsbasis, om samtliga maskiner ska ingå i avtal om högre servicekostnad, beräknas Kon­ torsgruppen AB: s anbud till 43 000 kr/år och motsvarande årskostnad för Office anbud blir I 09 200 kr/år. Prisfördel för Kontorsgruppen AB blir 66 200 kr/år. I grundkravet anges att service/felavhjälpning ska vara klar inom tio timmar efter meddelat behov. Kontorsgruppen AB anger i sitt anbud att man garanterar service/felavhjälpning inom åtta timmar efter meddelat behov. Redovisade system m.m. Office och Kontorsgruppen AB har offererat samma system för Print Ma­ nagement System; Cirrato. Office har även offererat ett annat alternativ OPS Enterprice Gespage. Cirrato är det system som i sin systemfunktion Sida 7 LÄNSRÄTTEN I DOM 670-09 E NORRBOTTENS LÄN legat som gnmd för kraven i förfrågningsunderlagets kravspecifikation. Om det system respektive anbudsgivare offererat bedöms till fullo uppfylla kraven erhåller anbudet I O poäng. Cirrato-systemet och även Gespage­ systemet bedöms till fullo uppfylla kraven i enlighet med kravspecifikatio­ nen. Det är inte angivet att systemen för utskriftshantering ska bedömas inbördes. Office har nu hävdat att systemet Gespage är det enda som upp­ fyller ställda krav i förfrågningsunderlagets kravspecifikation och i ;mbud daterat den 22 december 2008 anger Office att Cirrato uppfyller ställda ( krav i anbudsförfrågan. Office kan inte i efterhand hävda att systemet Cir­ rato, som i anbudet är huvudalternativ, inte uppfyller kraven enligt förfråg­ ( ningsunderl?-get&_ kravspecifikation. Office anger att priset för kortläsare ska vara 65 kronor i stället för 135 kronor. Av anbudet framgår att för Cirrato kan kortläsare anslutas mot tilläggsavgift. I en kompletterande prisjämforelse (investering-jämförelse) redovisar Office att "Identifiering via kortläsare för FollowMe" kostnaden till 135 kronor. I sammanställningen för årskostnad "Sammanställning­ utvärdering anbud utskrifts-kopieringsfunktion. Ramavtal" redovisas för Office kostnaden för kortläsare som ett tillägg med 135 kr/mån per maskin. Den kostnaden är inte medtagen i kostnadsutvärderingen och påverkar så­ ledes inte poängberäkningen som ligger till grund för viktningen i utvärde­ ringen. Miljökrav Office är certifierad för både ISO 9000 respektive ISO 14000 och har er­ hållit högsta poäng (10 p). Av anbudet framgår att man, efter certifierings­ revision utförd av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut är rekommen­ derade certifiering när mindre avvikelser åtgärdats med godkänt resultat. Kontorsgruppen AB har erhållit en lägre poäng (8 p) då man redovisat en kvalite- och miljöpolicy men att man inte är certifierad eller har genomgått ( ( Sida 8 LÄNSRÄTTEN I DOM 670-09 E någon revision för rekommendation för ce1iifiering. Som grund för poäng­ en redovisas att Kontorsgruppen AB som nuvarande leverantör för ut­ skrifts- och kopieringsfunktion har uppfyllt avtalet ur kvalitetsaspekt fullt tillfredsställande. Förfrågningsunderlaget I förfrågningsunderlaget angavs bland annat följande. Utvärderingskriterier: 50 % Ersättning. Poängskala 1-10. Ersättning beräknas på den beräknade totala årskostnaden för hyreskostnad och servicekostnad inkl funktionslös­ ning, för beräknat antal utrustningar som ska ingå i avtalet. Lägsta ersätt­ ning erhåller 10 p. Högre ersättning erhåller poäng proportionellt mot lägs­ ta. 30 % Funktion. Poängskala 1-10. Redovisad funktionslösning för utskrifts­ hantering, Print Management System, i förhållande till beskrivning­ kravspecifikation. 20 % Kvalite/Miljö - Kvalite; anbudsgivarens system för kvalitetssäkring. Anbudsgivare som är certifierad enligt ISO 9000 eller annan likvärdig kvalitetssäkringssystem erhåller högsta poäng. Kopia på certifieringsbeviset ska bifogas anbudet. Anbudsgivare som redovisar annat kvalitetssäkringssystem erhåller högsta poäng i förhållande till systemets utformning. - Miljö; Anbudsgivarens miljöledningssystem. Anbudsgivare som är certi­ fierad enligt ISO 14000 eller annat likvärdigt miljöledningssystem erhåller högsta poäng. Kopia på ce1iifieringsbeviset ska bifogas anbudet. Anbuds- NORRBOTTENS LÄN < ( ( Enligt 15 kap. 3 § ska en offentlig upphandling enligt angivet kapitel göras genom förenklat förfarande eller urvalsförfarande. Enligt 15 kap. 16 § LOU ska en upphandlande myndighet anta antingen 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, eller 2. det anbud som har lägst pris. Bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska göras enligt 12 kap. 1 § 2 st. Den upphandlande myndig­ heten ska antingen ange hur de olika kriterierna som avses i 12 kap. 1 § andra stycket viktas vid bedömningen av vilket anbud som är det mest för­ delaktiga eller ange kriterierna i fallande prioritetsordning. Kriterievikt­ ningen f°ar anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning. Kriterieviktningen eller prioritetsordningen ska anges i annonsen om upp­ handling, i ansökningsinbjudan eller i förfrågningsunderlaget. Enligt 16 kap. 1 § första stycket LOU får en leverantör som anser sig ha lidit eller kan komma att lida skada enligt 2 § i en framställning till allmän förvaltningsdomstol ansöka om åtgärder enligt nämnda paragraf. Enligt tredje stycket får en ansökan inte prövas efter den tidpunkt då det finns ett kontrakt. Den får dock prövas till dess att tio dagar gått från det att 1. den upphandlande myndigheten lämnat underrättelse enligt 9 kap. 9 § till Sida 9 LÄNSRÄTTEN I DOM 670-09 E NORRBOTTENS LÄN givare som redovisar annat miljöledningssystem erhåller poäng i förhållan­ de till systemets utformning. DOMSKÄL I 1 kap. 9 § LOU anges principerna för offentlig upphandling. Upphand­ lande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke­ diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid ( upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och pro­ portionalitet iakttas. ' ( ( ( Sida 10 LÄNSRÄTTENI DOM 670-09 E anbudssökandena eller anbudsgivarna, eller 2. rätten, om den har fattat ett interimistiskt beslut, upphävt det beslutet. Av 16 kap. 2 § LOU framgår att rätten ska besluta att upphandlingen ska göras om eller att den tär avslutas först sedan rättelse gjorts om den upp­ handlande myndigheten har brutit mot de grundläggande principerna i 1 kap. 9 § LOU eller någon annan bestämmelse i denna lag och detta har medfört att leverantören lidit eller kan komma att lida skada. Länsrättens bedömning. Länsrätten har i ett mål om överprövning enligt LOU inte att göra en egen utredning eller ens en ny utvärdering. Prövningen enligt LOU innebär i stället en kontroll av om det på grundval av de klagomål som sökanden framfört, är visat att den upphandlande myndigheten handlat i strid mot LOU på ett sådant sätt att det finns anledning att vidta åtgärder häremot. Offipe har gjort gällande att antaget anbuds erbjudna system, Cirrato, inte uppfyller ställda ska-krav i flera särskilt angivna avseenden. Mot bakgrund av att även Office i.sitt eget anbud erbjudit samma produkt och därvid an­ givit att produkten uppfyller ställda ska-krav, kan dock länsrätten inte finna att Office förmått visa i målet att det angivna systemet inte uppfyller ställ­ da ska-krav. Vad sedan gäller frågan om erbjuden skrivare i segment 16 sidor så har kommunen vidgått att man i sin kostnadssammanställning inte tagit med den av Kontorsgruppen AB erbjudna skrivaren som har denna funktion inklusive alla kostnader. Kommunen har härigenom förfarit felaktigt. Det har dock framkommit att en korrekt beräkning av i anbudet erbjuden skri­ varen inklusive alla kostnader endast skulle ha inneburit en mindre ökning av kostnaderna för det vinnande anbudet och en marginell poängföränd- NORRBOTTENS LÄN ( { ring, som inte skulle ha rubbat de inbördes positionerna mellan Kontors­ grnppen AB och Office. Inte heller i övrigt finner länsrätten att Office för­ mått visa att den genomförda poängberäkningen eller viktningen skulle strida mot förfrågningsunderlaget eller mot LOU och dess grundläggande principer på ett sådant sätt att det föranleder något ingripande enligt LOU; alldeles frånsett vad som angivits om inställelsetid m.m. Inte heller vad som särskilt angetts om poängsättningen beträffande kriteriet kvalitet/miljö kan föranleda annan bedömning. Länsrätten anser slutligen att inte heller de anförda oklarheterna i förfrågningsunderlaget eller vad som i övrigt framkommit i målet, är av sådan beskaffenhet att det finns anledning till ingripande enligt LOU. Ansökan ska därför avslås. DOMSLUT Länsrätten avslår ansökan om överprövning. Det interimistiska beslutet från den 8 april 2009 ska inte längre gälla. HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga (DV 3109/lC) !jf�mz__ LÄNSRÄTTEN I NORRBOTTENS LÄN DOM Sida 11 670-09 E ( ( u• - 0>.., - HUR MAN ÖVERKLAGAR - PRÖVNINGSTILLSTÅND · Den som vill överklaga länsrätteris beslut skall skriva till Kammarrätten i Sundsvall. Skrivelsen skall dock skickas eller lämnas till Iänsrätten. Övetltlagandet skall ha kommit in till llinsrätten .inomtteveckor fråndendagdåklaganden fick del av beslutet. Tiden för överklagandet för offentligpart .räknas emellertid från den dag beslutet meddelad�. Om sista dagen för överklagandet infaller på lördag, söndag eller: helgdag, :midso�raftori, julafton eller nyårsafton räcker det att skrivel­ sen ko1lllller in nästa vardag. För att ett överklagande skall kunna tas upp i kammarrätten fordras att prövningstillstånd meddelas. Kamman:ätten lämnar prövningstill­ stånd om det är: av vikt för ledning av rättstil­ lämpningen att överklagandet pi:övas, anled­ ning före]mmmer till ändring i det slut vartill länsrätten kommit eller det annars finns syn- nerliga skäl att pröva överklagandet.: Om prövningstillstånd inte meddelas står: läns­ rättens beslut fast. Det är: därför viktigt att det klart och tydligt framgår av överklagandet till kammarrätten varfor man anser: att prövnings- tillstånd bör meddelas. Skrivelsen med överkla�ande skall innehålla 1. den klagandes n�, personnummer, yrke, postadress och telefonriun:imer. Dessutom skall adress och telefonnummer till arbets­ platsen och eventuell annan plats där kla­ gandenkannåsfördelgivninglämnasom dessa uppgifter inte tidig.u:e uppgetts i må­ !�t- O� någon p�on- eller adressuppgift - _ . : www.domstol.se andras ar det viktigt att anmälan snarast go..rs till kammarrätten länsr�ttens :namn, målnummer samt dagen 3. de skfil som klaganden ang,-1. till stöd fö,: begäran om prövningstillstånd, 4. den ändring av länsrättens beslut som kla­ ganden vill få till stånd, 5. de beVls som klaganden vill äberopa och vad han/ho:n vill styrka med varje särskilt bevis. Skrivelsen skall vara undertecknad av klagan­ den eller hans ombud. Adressen till länsrätten framgår av beslutet. Om klaganden anµ� om­ bud. skall denne sända in fullmakt i original samt uppge sitt namn, adress och telefon- numnier. · ' ' Bilaga . , �et ��slut som överklagas med uppgift om - 2. för beslutet,